Jelaskan pentingnya Teknologi
Informasi bagi Bisnis
Di Era
Globalisasi sekarang ini, Internet menjadi sesuatu yang sangat dibutuhkan dalam
lapisan masyarakat, mulai dari Siswa-Siswi sekolah, Mahasiswa, Pekerja kantoran
bahkan Ibu rumah tangga pun membutuhkan kemajuan teknologi untuk menyelesaikan
bahkan membantu pekerjaan mereka sehari-hari. Tak terkecuali dalam dunia
bisnis, kemajuan teknologi dapat dimanfaatkan untuk berhubungan dengan kolega
bisnis diluar Negeri bahkan Pulau lain.
Teknologi informasi (TI) telah menjadi bagian
yang sangat penting dalam setiap rencana bisnis. Hampir dari seluruh perusahaan
baik skala besar maupun kecil menggunakan Teknologi Informasi, sebagai salah
satu aktifitas yang sangat dibutuhkan untuk memberikan peningkatan terhadap
layanan bisnis yang mereka kelola. Teknologi Informasi mempunyai manfaat
tersendiri yaitu :
· Mempermudah Cara Komunikasi
Bagi banyak perusahaan, email adalah sarana utama komunikasi antara
karyawan, pemasok dan pelanggan. Email adalah salah satu pendorong awal
Internet, Penggunaannya sangat mudah dan relatif jauh lebih murah jika
dibandingkan dengan faksimile untuk berkomunikasi. Selama bertahun-tahun,
sejumlah alat komunikasi lainnya juga berkembang, yang memungkinkan para staf
untuk saling berkomunikasi dengan menggunakan sistem chat (chatting), alat
pertemuan online dengan sistem konferensi video seperti webinar, Voice over
internet protocol (VOIP) dan masih banyak lagi lainnya.
· Memberikan
Pengetahuan dan Sumber Informasi
Melalui internet, anda hanya membutuhkan satu klik dan semua
informasi sudah tersedia di depan mata Anda. Semakin banyak pengetahuan yang
anda peroleh mengenai bisnis, maka semakin berkembang pula bisnis yang sedang
anda kelola. Selain itu anda dapat dengan mudah untuk mencari informasi yang
berkaitan dengan kompetitor anda.
· Manajemen
Data
Deretan lemari arsip yang berisikan dokumen-dokumen perusahaan
sekarang sudah tidak terlalu dibutuhkan lagi oleh beberapa perusahaan, dengan
adanya database. Saat ini, sebagian besar perusahaan menyimpan versi digital
dari dokumen pada server dan perangkat penyimpanan. Dokumen-dokumen ini menjadi
langsung tersedia bagi semua orang di perusahaan, terlepas dari lokasi
geografis mereka. Perusahaan yang mampu menyimpan dan memelihara sejumlah besar
data historis secara ekonomis, dan karyawan dapat mengakses langsung dokumen
yang mereka butuhkan
·
Sistem Informasi Manajemen
Menyimpan data hanya menguntungkan jika data yang dapat digunakan
secara efektif. Perusahaan progresif menggunakan data itu sebagai bagian dari
proses perencanaan strategis serta pelaksanaan taktis dari strategi itu. Sistem
Informasi Manajemen (SIM) memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan,
biaya dan tingkat produktivitas. Informasi ini dapat digunakan untuk melacak
profitabilitas dari waktu ke waktu, memaksimalkan laba atas investasi dan
mengidentifikasi bidang yang perlu perbaikan. Manajer dapat melacak penjualan
setiap hari, yang memungkinkan mereka untuk segera bereaksi terhadap angka yang
lebih rendah dari perkiraan dengan meningkatkan produktivitas karyawan atau
mengurangi biaya item.
Berikut ini adalah
contoh kemajuan Teknologi yang dimafaatkan dalam Bisnis ::
·
Email secara luas digunakan sebagai bentuk komunikasi
bisnis dan secara keseluruhan itu adalah alat komunikasi yang sangat efektif.
Email murah, hanya membutuhkan koneksi internet yang umumnya sudah ada dalam
bisnis. Fungsi Email adalah meskipun tidak dapat dan tidak harus mengganti semua tatap muka
komunikasi dan lain-lain bentuk komunikasi, penggunaan email internal dapat
mencakup banyak bidang dalam bisnis. Email internal dapat berfungsi sebagai
komunikasi yang efektif untuk berbagi informasi dasar, seperti harga kantin
baru, pedoman penggunaan kertas atau tindakan pengamanan, misalnya. Mengirim
pesan sederhana untuk seluruh tenaga kerja hanya dengan klik mouse cepat,
mudah, nyaman dan dapat menghemat uang perusahaan.
Jika disimpan, email dapat berfungsi
sebagai bukti pesan yang dikirim atau diterima, dan mudah diakses untuk
mengingatkan penerima informasi terkait. Banyak bisnis menggunakan email
sebagai bagian dari upaya pemasaran untuk berbagi informasi dengan prospek,
pelanggan, vendor. Pengertian dan Fungsi Email di Komunikasi Bisnis.
·
Internet
Manfaat internet sangat
tergantung pada produk dan jasa yang akan ditawarkan. Produk yang satu
memanfaatkan Internet secara berbeda dengan produk yang lainnya. Tipe atau
jenis usaha pun akan turut mempengaruhi cara orang memanfaatkan Internet
sebagai sarana bisnisnya, apakah dia seseorang pemasok, distributor atau
seorang pengecer.
Berikut ini adalah contoh pemanfaatan dan manfaat Internet sebagai media
bisnis:
§ Menciptakan basis bagi klien atau pelanggan.
§ Analisa produk dan pasar.
§ Nasehat dan bantuan pakar di bidangnya.
§ Rekruitmen tenaga kerja dan penyedian
lowongan kerja.
§ Akses informasi dan penyebaran
informasi.
§ Komunikasi yang cepat dan pengiriman
dokumen dengan biaya murah.
§ Peluang bisnis baru.
·
Voice Mail
Manfaatkan Fitur Pesan Suara (Voice Mail)
Untuk Meningkatkan Penjualan – Setiap bisnis pasti merasakan manfaat dari
penerapan teknologi canggih yang dirancang untuk mempromosikan, merangsang
pertumbuhan dan meningkatkan sinergi antar bagian. Teknologi yang sering kita
abaikan dan kurang dimanfaatkan dengan baik terutama pada sistem telepon yakni
pesan suara (voice mail). Sistem ini efektif dalam memfasilitasi transaksi
bisnis. Setiap pengusaha yang memahami pentingnya menjaga komunikasi dengan
klien dan pelanggan pasti akan memanfaatkan dan memaksimalkan fasilitas ini.
Sistem pesan suara ini memberikan rasa nyaman bagi klien dan pelanggan untuk
berkomunikasi dengan bisnis anda.
·
Teleconfrencing
Fungsi teleconfrencing
- Rapat kerja antar cabang antar cabang dalam
negeri dan Luar negeri
- Rapat HRD dengan Karyawan
- Rapat penjualan antar cabang dalam negeri dan
Luar negeri
- Peluncuran produk baru
- Sosialisasi kebijakan baru
- Pelatihan Karyawan baru
- Efisiensi pengeluaran perusahaan
Pengertian Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat
netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau
lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.
Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat,
lengkap dan obyektif.
Laporan bisnis
juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang
memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
rencana penyajian fakta kepada seseorang atau untuk kepentingan bisnis
tertentu.
Laporan bisnis
juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Laporan fakta
meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk,
masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi
bisnis yang kompleks, menyelesaikan
tugas-tugas teknik, atau merencanakan
prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan
strategis.
Suatu laporan
dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis).
Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan
pada dokumen tertulis.
JENIS-JENIS LAPORAN BISNIS
1. Laporan menurut Fungsinya
Jenis laporan
menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. Laporan
informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta
– tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.
Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis
dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan
rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
2. Laporan menurut
Subjeknya
Laporan
menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit
tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi,
laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut
Formalitasnya
Laporan jenis ini
dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya
lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.
4. Laporan menurut
Keasliannya
Laporan yang
terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan
publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari
orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu
sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan
swasta; dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau
lembaga yang dibiayai oleh negara.
5. Laporan menurut
Frekuensinya
Laporan menurut
frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara
harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan
harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang
unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
6. Laporan menurut
Jenisnya
Laporan jenis
terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan,
dan laporan panjang (laporan formal).
7. Laporan menurut
Kegiatan Projek
Laporan macam ini terdiri atas
laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke
dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan
pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung,
dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam
pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi
merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus
dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang
telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas
dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.
SYARAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
1. Akurat
a. Menjelaskan fakta atau peristiwa yang
terjadi secara konkret.
b. Semua fakta yang dilaporkan relevan.
c. Adanya bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Penyajian bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
b. Semua fakta yang dilaporkan relevan.
c. Adanya bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Penyajian bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
SOURCE :
Komentar
Posting Komentar